Gerenciar qualquer empresa não é uma tarefa fácil, quanto mais uma empresa na qual, além de administrar, você atende e deve se preocupar com o bem-estar dos clientes, como é o caso de um consultório de psicologia clínica. E entre todas as demandas que devem ser atendidas, uma das mais importantes e talvez mais facilmente subestimada é a questão do controle financeiro. Então separei neste conteúdo dicas para organizar melhor a gestão financeira do seu consultório de psicologia clínica. 

Não subestime o trabalho que é ter um consultório de psicologia clínica

Ainda que a parte financeira não seja o ponto central de um consultório e o dinheiro não seja o objetivo principal, sem o controle adequado dos gastos e lucros o negócio pode não funcionar e, assim, não tem como manter a clínica funcionando e, além de não poder ajudar os outros, não ajudará a si mesmo. 

Quando você gerencia uma clínica, deve se preocupar também com diversos imprevistos, que podem acontecer inclusive com a estrutura do local, como vazamentos, quedas de energia, infiltrações, etc. Além disso, suas próprias férias não são remuneradas e quaisquer faltas por complicações pessoais, como problemas de saúde, não serão cobertas como na carreira CLT. 

Por isso, é necessário lidar com o básico de maneira organizada e completa, lidando com o dinheiro de modo que ele sirva em momentos de dificuldade e falta de renda, para que mesmo em meio a imprevistos se possa fazer bem aquilo que é a “vocação” de um consultório de psicologia clínica: tratar os pacientes. 

Controle de custos de um Consultório de psicologia clínica 

Como a entrada de renda é muitas vezes imprevisível, já que depende da quantidade de clientes e retornos, o primeiro passo para uma organização financeira adequada é mapear os gastos, que podem ser divididos entre gastos fixos e variáveis. O que é cada um deles?

Gastos fixos: são aqueles que estão menos sujeitos a grandes alterações e são recorrentes. São os mais simples de determinar e controlar, já que são mais constantes. Por exemplo: a anuidade do Conselho Regional de Psicologia, os salários dos funcionários (diarista, jardineiro), o aluguel da clínica (caso seja alugada), conta de internet, entre outros. 

Gastos variáveis: são os que podem variar bastante em um curto período de tempo e, por isso, requerem que se guarde mais dinheiro para o caso de uma surpresa. Podem ser mais difíceis de determinar, mas uma dica é anotar todos os custos e, quando surgir um gasto variável novo, destacá-lo e colocar nessa categoria. Alguns exemplos mais comuns são: conta de energia, materiais usados no consultório, imposto anual, etc. 

Faça o controle do caixa do seu consultório de psicologia clínica

Para essa organização, é bom ter em mente logo de início que o controle dos gastos e lucros é fundamental e, para isso, é preciso ter um controle de caixa constante e eficaz. Nada de deixar tudo para depois acreditando que vai lembrar, muitas vezes a correria dos dias acaba apagando uma ou outra informação da memória e isso pode gerar um furo de caixa muito complicado de resolver no futuro. 

O controle do fluxo de caixa é feito com o detalhamento de todo o dinheiro que saiu e entrou na empresa. Isso pode ser feito de maneira simples usando planilhas ou até softwares específicos para essas funções, que facilitam bastante o trabalho e a organização. É bom que esse controle seja o mais simples possível, sem deixar de ser eficaz, para que a tarefa não se torne uma dor de cabeça e fique mais fácil de acompanhar com regularidade. O mais importante é não deixar de registrar todos os dias. 

Em relação às planilhas, pode ser meio complicado de aprender a mexer com elas no início, mas esse esforço vale a pena principalmente pela facilidade de cortar a necessidade de fazer várias contas matemáticas, uma vez que elas mesmas têm essa função. Caso a dificuldade de aprender seja grande, existem minicursos gratuitos na internet. 

Quando o consultório de psicologia clínica é grande e conta com diversos colaboradores, vale a pena considerar a contratação de funcionários específicos para as funções de organização de entrada e saída de dinheiro. Ainda assim, é aconselhável que o gestor do consultório acompanhe e confira com regularidade para se certificar da fidelidade e organização financeira. 

Não suponha!

Uma dica importante é não contar com “dinheiro virtual” como uma desculpa para mais gastos na empresa. Se o dinheiro que vai ser usado só será reposto caso haja uma entrada boa no futuro, é melhor pensar bem na real necessidade do gasto. Isso pode gerar uma bola de neve e levar embora a reserva para imprevistos, que podem acontecer antes que a “entrada futura” esperada aconteça. 

Negócios à parte 

Outra coisa essencial a se ter sempre em mente é que não se deve misturar as contas do consultório de psicologia clínica com as contas pessoais. Seja conta no banco, contas a pagar ou até contas de e-mail: misturar as duas vai gerar confusão e estresse. Mesmo que você não tenha uma conta no banco como Pessoa Jurídica, crie duas contas como Pessoa Física e, ao final do mês, transfira o dinheiro equivalente ao seu salário para a conta que você utiliza fora da clínica. 

Imagine se, ao fazer as contas no final do dia, tenha todo um trabalho extra de identificar o que foi gasto para a clínica e o que foi gasto de maneira pessoal, ou o trabalho de descobrir na fatura se o nome do estabelecimento onde foi gasto dinheiro é um fornecedor do consultório ou um mercadinho onde você fez compras. É de absoluta importância manter as coisas separadas, ainda que a gestão financeira seja feita inteiramente por você. 

E conte comigo para ajudar na sua organização do seu consultório de psicologia clínica!

Todo esse planejamento e organização não é simples, quanto mais a aplicação constante. Muitos imprevistos e desvios podem surgir e se acumular, gerando desânimo e desorganização. Pensando nisso, eu criei a plataforma PsicoPlano Infantil, onde, além de te ajudar a se desenvolver como um especialista infantil, caso seja sua área, você aprende a lotar a sua agenda com atendimentos e a fazer a gestão financeira do seu consultório de psicologia clínica de um jeito eficaz e organizado. Entre para a lista de espera!

Para outras dicas, siga meu Instagram, o TikTok e acompanhe as postagens no blog.