Infelizmente, na faculdade de psicologia existe pouco conteúdo de como elaborar uma boa gestão de clínica de psicologia infantil. Apesar de ser um ponto importante para dar andamento aos negócios nessa área, mesmo quando existe uma matéria relacionada a esse assunto durante o curso, ele não é muito aprofundado.
Por isso, hoje eu vou citar 5 dicas de como você ter uma boa gestão de clínica de psicologia infantil.
As dicas que trazemos neste artigo podem ajudar e muito você a ter uma boa gestão, tendo em mente alguns pontos importantes que provavelmente você não viu durante a sua faculdade.
Para começar, é fundamental destacar que você deve sempre reservar um tempo do seu dia a dia para pensar em questões gerais do seu consultório.
Por mais que os dias sejam corridos para quem trabalha com atendimento psicológico, é importante reservar um tempo na agenda para ter um olhar mais profundo sobre a gestão de clínica de psicologia infantil.
Nas dicas que falaremos nesse artigo, traremos pontos mais aprofundados sobre esse olhar e em quais questões principais você deve focar para ter uma boa gestão no seu consultório.
Gestão financeira de clínica de psicologia infantil
Uma das primeiras coisas que a psicóloga deve pensar antes de administrar uma consulta é em relação a parte financeira dessas consultas, pensando em alguns pontos principais: data de recebimento de todos os pacientes x datas que você realizará seus pagamentos em relação a clínica.
Tendo em mente o dia exato em que receberá os pagamentos dos pacientes, sabendo também quais são os valores e, ao mesmo tempo, sabendo qual é a data que você tem para pagar as contas de seu consultório, você consegue elaborar um plano para ter um fluxo de caixa positivo, conseguindo pagar as contas sem atraso e obtendo o lucro necessário para a sua independência financeira.
Nesse sentido, é fundamental que você receba todos os pagamentos dos pacientes antes de ter de pagar as contas do consultório, seja em relação ao aluguel do espaço, profissionais de limpeza, jardinagem, secretários, entre outros pagamentos.
Ou então ter uma reserva do fluxo de caixa é justamente para que você consiga pagar as contas mesmo que os recebimentos por meio dos clientes atrase ou sejam posterior ao recebimento do pagamento dos pacientes.
Ou seja, imagine que alguns pacientes atrasam os pagamentos das consultas de um determinado mês e na sequência você precisa quitar suas dívidas com o consultório? Por isso o mais correto é ter um fundo de reserva de 2 meses em caixa, pois além de atrasos ou não pagamentos, podem ocorrer outros problemas que precisam ser solucionados e provavelmente vão custar dinheiro.
Com uma boa reserva no fluxo de caixa você consegue realizar esses pagamentos sem comprometer suas finanças, sem diminuir a confiabilidade com profissionais que trabalham no seu consultório e claro, sem ter multas relacionadas a aluguel do espaço, pagamentos de contas de administração (luz, gás, água).
Provisionamento de custos durante o ano
Ainda na gestão das finanças, outro ponto importante de gestão de clínica de psicologia infantil é em relação ao provisionamento de custos durante o ano. Mas o que é isso e como isso funciona?
Bom, vamos supor que a cada dois anos você tenha que pintar o seu consultório, gerando um espaço mais confortável e cômodo para receber os pacientes. O custo de uma pintura completa de um consultório particular é muito alto.
Para garantir que a psicóloga terá condições de pagar esse serviço, sem comprometer suas finanças, é fundamental ter um bom planejamento financeiro, já com esse tipo de custo adicionado a uma planilha.
Outro exemplo que tem de estar no planejamento financeiro de gestão de clínica de psicologia infantil, é em relação a possíveis manutenções no ambiente do consultório, como conserto de janelas, portas, troca de piso, entre outros.
Todos esses possíveis custos, que podem ser recorrentes caso você tenha observado nos últimos anos esses acontecimentos, precisam estar em um provisionamento, ou seja, um planejamento de caixa prévio.
Com isso, o psicólogo consegue montar uma reserva financeira para arcar com esses custos nos momentos ideais, garantindo que o consultório sempre esteja pronto para receber os pacientes da melhor maneira possível e sem comprometer as finanças do profissional.
Além disso, o provisionamento te ajuda a ir arrumando e melhorando o consultório aos poucos, por exemplo: você quer melhorar a recepção com a compra de mobílias, como sofás, cadeiras, balcão e ao orçar descobre que custa 7 mil reais, você precisará ir guardando esse valor ao longo dos meses para um dia comprar.
Tempo livre para compras
A ideia de um clínica de psicologia infantil é que os clientes vão até o espaço para serem atendidos. Nesse sentido, é fundamental que o profissional os receba da melhor maneira possível.
Para isso, é importante ter alguns suprimentos básicos importantes, como papel higiênico, café, água, itens de cozinha, itens de limpeza, entre outros.
Dessa maneira, para garantir que as compras desses itens sejam bem organizadas, é fundamental que o psicólogo disponibilize um tempo semanal ou quinzenal da sua agenda para realizar a compra desses materiais.
O ideal é que o profissional tenha uma lista bem estabelecida dos itens que são necessários e das quantias que precisam ser compradas. Por exemplo, sabendo que o consumo de café é x, é importante que todo mês o profissional compre a quantidade desse item para que não falte.
Com esse planejamento mensal, tendo uma lista com os itens necessários e as quantias que precisam ser compradas, o psicólogo consegue melhorar sua gestão de clínica de psicologia infantil e ainda poupa tempo. Comprando as quantias ideais o profissional não terá necessidade de realizar uma nova compra durante o mês.
Claro, existe a possibilidade de comprar uma certa quantidade de itens e acabar sobrando durante o mês. Ou seja, pensamos que a psicóloga realizou uma determinada compra durante o mês, mas muitos dos itens acabaram sobrando no começo do mês seguinte.
Sabendo exatamente o que sobrou e as quantias, o profissional consegue realizar uma compra mais organizada no mês seguinte, evitando que esse problema de sobra acabe acontecendo novamente.
Gestão de funcionário de psicologia
Aqui vai uma dica de gestão de clínica de psicologia infantil para quem tem um consultório e também trabalha com um funcionário que atende seus pacientes durante alguns horários.
Para quem trabalha nesse modelo, é fundamental saber liderar os funcionários, ou seja, saber como trabalhar para que o atendimento desse funcionário seja o mais qualificado possível, mantendo a credibilidade do seu nome no mercado.
Para isso, é fundamental que você mantenha um treinamento anual ou semestral, montando um padrão de atendimento que não diminua a qualidade do atendimento que você oferece para os seus clientes.
Com o profissional contratado se mantendo atualizado, entendendo as necessidades de cada paciente e sabendo como lidar com as situações de cada um, você consegue fazer com que o funcionário mantenha o nível de atendimento e ajude a manter a sua credibilidade perante aos seus clientes.
Mas antes de tudo isso é preciso traçar o perfil de quem irá trabalhar, normalmente o mais indicado é contratar pessoas que sejam simpáticas, atenciosas, com excelente capacidade de gesticulação com outras pessoas. Também é importante que seja uma pessoa organizada, tranquila, paciente e principalmente que queira aprender, pois ela terá que manter seu padrão de atendimento.
Organização de documentos
A última dica em relação a gestão de clínica de psicologia infantil, é em relação a organização de todos os documentos que entram e saem do consultório.
Sabendo que existe uma grande burocracia para trabalhar nesse modelo de trabalho, é fundamental saber organizar as pendências documentais para que essa burocracia não seja tão trabalhosa, cansativa e que atrapalhe o andamento dos negócios.
Então, todos os relatórios, registros de pagamentos, listas de presença, avaliações, recibos, recibos de pagamentos dos clientes, contas, parte de contabilidade, ou seja, toda a parte burocrática de uma clínica precisa estar bem organizada e guardada para caso seja necessário em um futuro.
É interessante que você retenha essas documentações por pelo menos 5 anos, tempo o suficiente para que não dê nenhum problema posterior por conta da ausência dos documentos.
Conclusão: gestão de clínica de psicologia infantil
Como vimos, esses são alguns pontos importantes que todo psicólogo precisa ter em mente para conseguir organizar a gestão de clínica de psicologia infantil. Existem cursos específicos para trabalhar essa questão de gestão, mas todos os pontos principais a gente explica no Psicoplano, de forma prática e eficiente para que você consiga entender como gerir melhor o seu consultório e seu negócio de modo geral.
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